大容量ファイルでメールを管理【安心して利用できる】

男女

導入前の注意点

ワークフローシステムを導入する企業が増えています。システムを利用することで、業務がスピードアップすることが見込めますが、導入する前に比較を行うことも大事です。ワークフローシステムは、それぞれ特徴があるので、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。

スマートフォン

効率的な面接を考える

企業が求職者とスマホ面接を行う際は、まず相手の通信環境を確認しておくことが大切です。また落ち着いて面接できるようにスマホのセッティングに気を配りましょう。こうした面接でも服装や外部の環境はフォーマルな形式に整えます。

ウィルス

感染を防ぐための努力

ノロウイルスは食品や人など幅広いものから感染するウイルスです。職場できちんと対策をとって被害の発生と拡大を防ぎましょう。例えば会社で貝類を出す場合、90度ほどの熱で90秒以上火を通すことが大切です。また手洗いのために薬用石鹸を用意しましょう。

ファイル

ファイル授受

メールで大容量ファイルを送る場合、容量制限により送受できないケースがある。このような場合には、サーバー経由でのファイル授受になる。サーバー経由での授受では、共有サーバでの受け渡しであれば1ファイルのサイズを気にする必要がなくなる。

パソコン操作

電子決裁システムの機能

決裁の過程を電子化するワークフローシステムを導入する際には、料金だけでなく使いやすさも重要な選定ポイントです。ワークフローシステムの利用料金は、初期費用とユーザー単価で決まります。自社にとって使いやすいワークフローシステムを選ぶには、そうした料金体系と合わせて機能やサービス内容の比較が欠かせません。

ファイルサイズの大容量化

ファイル

大きなファイルを送る方法

メールシステムは企業において、情報の伝達手段として一般化しており、情報だけではなくいろんなファイルのやり取りにも使われるようになっています。昨今ではファイルに記録する情報量が格段に増えたことや、図面なども送ることが増えてきており、その結果ファイルサイズが大きくなってきています。このような大容量ファイルを、メールに添付して送ろうとした場合には、どうしてもメールシステムの制限により遅れないということも増えてきているのです。このような大容量ファイルをメール以外に送るためには、いくつかの手段が考えられており、それを支援するサービスも登場しています。まず最初に自社内であれば、ファイルサーバの保存パスをメールに記述することにより、添付しなくても送れるという方法があります。これだと大容量ファイルであっても、ファイルサーバに保存されているだけなので、容量を気にすることはないのです。社内だけではなく、社外に対して大容量ファイルを送るためには、専用の送受信サービスを利用することが広まってきています。これは専用のサーバに対象のファイルをアップロードし、そのアクセス先を送信したい相手にメールで送信するだけというものになります。相手側はそのアクセス先から、対象のファイルをダウンロードすることで、目的のファイルを入手することができるのです。これだとメールの誤送信などの心配もなくなりますし、ファイルのサイズも気にすることはないので、利用が広まっている方法なのです。